数字合同改造

为您的 IT 合同进行数字化改造

使我们的采购方式现代化

IT 采购格局在过去 20 年中不断发展,变化的步伐也在不断加快。过去十年签订的五年、七年或十年的单一合同可能不太适合当今的数字世界。随着我们进入新的十年,是时候 考虑是否更换或返工.

CIO、CDIO 和 IT 采购专家现在必须更快、更便宜地交付 IT 解决方案,并且几乎不需要或无需长期承诺。这对于初创社区、有机增长的数字企业或已经建立数字转型计划的组织来说是很好的。但是,刚刚开始数字化旅程的企业呢?他们不能只是将合同放入碎纸机并重新开始。

在可预见的未来,遗留应用程序和基础设施支持合同必须与其数字对应物(XaaS、自动化、DevOps 等)共存。

为什么合同需要数字化改造?

我们不断听到数字转型计划如何需要新的采购方法,以及数字生态系统如何依赖市场上的新利基参与者以及传统的多塔系统集成商。组织处于数字化旅程的不同阶段,大多数组织都将数字化和更传统的商业模式或服务相结合。

数字化不仅加快了技术变革的步伐并向小型敏捷供应商、初创公司和众包开放市场,还带来了“DevOps”、“快速失败”、“最小可行产品”、“人工智能”等新概念和“X 即服务”。

不要被声称迁移到云使他们能够削减运营成本并提高灵活性以更快地响应客户需求的企业所迷惑。通常情况下,大型组织仍然被遗留和专有应用程序和基础设施锁定并受到限制。

在编写外包合同时,它通常反映了企业当前面临的挑战,并侧重于此时此地。这些合同中的大多数从未更新以考虑不断变化的 IT 世界的新要求。

回想仅仅五年,并考虑发生了多少变化。是什么推动了这种变化?

  • 需要从“运行”中减少更多成本。 第一代(通常是第二代)协议已经从内部 IT 团队中扣除了大部分内部成本,并用更高效、更便宜的外包模式取而代之,利用供应商规模、最佳实践和低成本地点。现在,企业需要寻求其他方式来降低成本并为“变革”和“转型”计划腾出资金。
  • 需要灵活的定价模型.固定范围的固定价格会导致昂贵的变更请求。组织需要更高的敏捷性和灵活性来满足不断变化的业务需求。
  • 企业收回对 IT 的控制权。 业务部门需要更多的 IT 采购自主权,以利用技术进步来获得竞争优势或降低 IT 运营成本。与此同时,他们需要更快的上市时间和更多的平台或解决方案选择。
  • “X 即服务”模型。 基于消费的服务正在成为 IT 的主导力量,并推动 IT 在企业中扮演的角色发生巨大变化。设计、构建、测试、运行和维护业务应用程序不再是 IT 部门的唯一领域,无论是记录系统还是参与系统。

合同数字化改造的 5 大注意事项

正在评估其 IT 服务合同以进行可能的数字化改造的企业应密切关注以下五个方面:

  1. 范围灵活性——范围是否仍然符合您的业务需求?
  2. 定价模型——它们仍然适用于目的吗?
  3. 服务水平——它们是否推动了预期的行为和结果?
  4. 核心数据——您或您的服务提供商应该捕获哪些数据?
  5. 提供商生态系统——您希望您的提供商如何互动?

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1. 范围灵活性

当以服务目录的形式描述服务时,根据一组简单的参数(活动、优先级、所需的性能级别等)简化这些服务的采购。随着业务需求的发展,冗长、冗长的服务定义通常在将它们包含在合同中后很快就过时了,这就要求 IT 追赶以根据业务期望提供服务。由于服务定义和相关服务级别与多年前签订合同时所设想的不同,我们经常发现自己与提供商进行了深入讨论。

对于应用程序维护和支持 (AMS) 合同,我们看到越来越多的商业现货 (COTS) 应用程序(例如 SAP 和 WorkDay)以“服务形式”交付。这需要一种不同于传统定制应用程序的方法。维护工作从编码、错误修复和修补转移到配置、调整和确保定期功能和技术升级与业务和 IT 功能一起规划。 AMS 服务提供商具有这些应用程序的标准支持模型,因此提供基于服务目录的模型是有意义的。

利用共享服务团队提供此类支持更具成本效益,但请务必使用熟悉企业系统和业务的专用资源对其进行补充,并且可以提供时间进行较小的改进。

交付模型可能不同的另一个领域是敏捷开发和/或 DevOps。在这些交付模式下,服务提供商为维护持续的容量池提供固定费用,并可以根据需求选择向上或向下伸缩。企业每月签订固定水平的输出(例如故事点),供应商和企业共同努力确定需求的优先级并将更改安排为发布。

希望利用供应商创新能力的企业客户可以通过创建创新中心、测试实验室或卓越中心来实现。 “快速失败”模型可以快速从概念验证发展为最小可行产品,该产品可以部署到有限的生产环境中,然后快速工业化以供全球消费。

2. 定价模型

大多数外包合同包含以下一种或多种定价模型:

  • 固定范围的固定价格
  • “吃到饱”托管服务的固定价格
  • 基于价格 x 数量 (P*Q) 的可变价格 – 有或没有 ARC/RRC
  • 固定工作量(例如,每月三个 Scrum 团队)

     

上述每种模式都有其好处,但是一旦您希望更改服务范围,您就必须对价格进行调整。一种方法是进行永无止境的重新谈判周期,这可能会成为各方对价格点应该在哪里的看法之间的斗争。

如果您希望您的提供商真正接受“合作伙伴”身份,您需要承诺每年的最低支出水平(基本水平)。此基本水平应显着低于预测支出,但足以获得您的提供商的承诺。随着业务和技术格局的变化,所需的 IT 服务以及这些服务的交付方式也可能发生变化。努力确保您可以灵活调整服务,同时仍保持总体基本承诺支出。

3. 服务水平

在服务水平、关键措施和关键绩效指标方面的传统绩效指标会推动某种行为,尤其是当在线上存在可能代价高昂的处罚时。大多数提供商主要专注于不惜一切代价满足服务水平,即使不符合企业客户的最佳利益。一些供应商还将失败的服务水平归咎于企业无法履行义务(合同或暗示)。企业必须定期 审查合同服务水平并进行调整 以反映不断变化的业务需求或重点领域。

我们建议将传统的特定于塔的服务水平协议(及其相关的服务信用和收益制度)转换为基于结果的措施或经验水平协议 (ELA),它们更符合业务需求,甚至可以采用收益分享方法IT 带来的可衡量的业务改进。这使提供商对客户的成功具有既得利益,并有动力过度提供和提出服务改进以产生更好的结果。 

在确保您的服务水平推动所需的行为和结果时,需要回答以下一些问题。

  • 您上次审查合同 SLA 的相关性是什么时候?
  • 他们是否推动了正确的提供者行为?
  • 他们是否纯粹是为了执行监督 IT 正在完成他们的工作?
  • 您是否无意中创建了虚荣绩效指标的山寨行业?
  • 如果您停止测量和报告服务水平 3 个月,会发生什么?

4. 核心数据

数据的捕获、分析和使用是企业应该下注的地方。数据分析正在推动认知计算、机器学习、人工智能和大数据的快速发展。这些数据中的大部分来自企业核心的遗留系统。 20 年前,当我们拥有 OLAP、数据仓库、商业智能和决策支持系统时,我们并不太担心数据会如何被用于超出其原始目的的利用。在现代企业中,数据是解锁推动深度学习和帮助计算机“智能思考”以做出提高业务绩效的决策的神经网络的关键。企业数据模型 (EDM) 在设计这些看似随机且未连接的数据点网络方面发挥着重要作用。

当今企业中最有价值的 IT 角色之一是数据科学家,但是,除非数据结构和基础设施到位,否则该角色几乎没有价值。遗留应用程序和基础设施必须提供这些模型所依赖的大部分数据。许多提供商声称他们在内部使用分析来不断评估客户数据的状态并做出相应的决策,但您真正想要的是访问该数据,以便您可以将其合并到更广泛的 EDM 中,并在看似无关的系统之间建立有见地的联系.

数据隐私和安全始终是最重要的,但遗留应用程序和数据库提供商应通过合同承诺提供对他们捕获的有关企业、员工和客户的数据的访问。

5. 供应商生态系统

如今,很难找到一家提供所有企业 IT 功能的供应商。更有可能的是,多个供应商将与内部职能并行工作,为企业创造价值。这种方法要求所有供应商——包括利基参与者和成熟供应商——为了企业的最佳利益而协同工作。强制供应商合作并采用“先修复,后解决”理念的新合同条款在这些关系中至关重要。一些企业要求所有供应商签署一套通用条款或单独的合作协议,其中包含多方元素以确保整个供应商生态系统行为的一致性。

您的合同中可能有退出条款,要求您为方便起见提前终止合同支付某种形式的“终止费”。许多企业喜欢避免提前结束供应商关系,尤其是在涉及高额费用的情况下。如果您确实发现自己处于这种情况,关键是在需要执行这些退出子句之前重新协商它们。取消这些条款的一个好方法是等到对酌情项目进行估算,然后以取消终止费为条件对酌情项目工作进行任何后续奖励。

重新协商和重新设计您的 IT 服务合同

既然您已经考虑了上述所有内容,现在是时候计划您的数字改造并联系您的现有供应商,开始重新谈判和重新设计您的 IT 服务合同的过程。

数字化转型是一个旅程,而不是一个目的地。这段旅程的第一步是看看此时此地,并确定什么会阻碍你。您的任何合同中是否有供应商锁定条款,使终止合同、拆分不同的服务或简单地改变交付模式变得困难或昂贵?如果您对其中任何一项的回答是肯定的,那么您可能还没有准备好采取下一步行动,并且可能需要考虑如何重塑您的采购格局。

良好的外包关系将为企业和供应商提供相互的业务和财务利益 各方之间保持平衡。考虑到这一点,找出您的提供商想要什么来换取重新谈判合同?他们寻求更长远的目标吗?增加足迹或钱包份额?更高的利润工作?新工具和技术的实施?一旦你知道他们的目标,你就可以用它来设计你的数字改造。与您的提供者分享您的想法、计划和疑虑。他们还热衷于帮助您发展,并希望尽可能多地保留您的 IT 支出。如果您的合同将在 18 到 30 个月后自然终止,您将拥有重新谈判新交易的最大杠杆。

ISG 的采购解决方案团队了解数字化对企业及其采购要求的要求,并能够就如何最好地为您的采购战略和合同提供未来证明的建议。我们经验丰富的采购顾问和数字专家可以帮助您的组织对您当前的合同进行数字健康检查并推荐关键更改。我们也可以 帮助您谈判优惠条件 降低成本、提高采购灵活性并激发现有供应商的更大兴趣。

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关于作者

加里·莱德曼 是一名采购顾问,在国际组织中拥有超过 35 年的 IT 行业经验。作为一名拥有 14 年采购经验的采购专家,Gary 现在在 EMEA Sourcing Capability 团队中担任关键角色,在那里他融合了实践经验、他对采购最佳实践的了解、ISG 的 FutureSource 方法以及他对质量和卓越的热情,为ISG 的许多客户,并为同事提供主题专业知识。